La Coordinación de Gestión Documental de la Universidad de América lidera la implementación de una cultura archivística robusta y buenas prácticas documentales, integrando de manera transversal los procesos de gestión de información en toda la institución. Nuestra labor es clave para garantizar la adecuada organización, conservación y acceso a los documentos institucionales, fortaleciendo la transparencia, eficiencia y cumplimiento normativo. Mediante la adopción de tecnologías innovadoras y metodologías alineadas con los estándares internacionales, aseguramos la optimización del ciclo de vida documental, promoviendo una toma de decisiones informada y responsable.
Garantizar una correcta administración y gestión de la información, mediante la implementación de procedimientos documentales conducentes a la recuperación, consulta y acceso a la información, por las partes interesadas.
Ser referente procedimental a nivel Institucional, desarrollando y ejecutando actividades técnico administrativas necesarias para la implementación de los procesos del Sistema de Gestión Documental, cumpliendo con los objetivos de salvaguardar y recuperar la memoria institucional.
Comprende la intervención de los documentos en soporte físico y electrónico.
La gestión de la información se apoya con el sistema de información de calidad.
Comprende la intervención de los documentos en soporte físico y electrónico.
Implementar normalidad legal viente establecida por el Archivo General de la Nación - AGN.
Asegurar la implementación de los procesos propios de la Coordinación de Gestión Documental como eje transversal de apoyo a los demás procesos de la Universidad.
Realizar actividades de control y seguimiento de la información durante todas las fases del ciclo de vida documental.
Mecanismos idóneos para asegurar la disponibilidad, seguridad y transparencia de la información institucional, que garanticen su nivel de confidencialidad y acceso.
Implementación de buenas prácticas que motiven la gestión de una cultura archivística, a partir de la sensibilización y capacitación permanente.
La Coordinación de Gestión Documental está respaldada por colaboradores con formación técnica, tecnológica y profesional que garantizan una actividad archivista idónea.
A continuación, presentamos el portafolio de servicios del área, que permite el acceso a información vigente, confiable y verificable:
La Gestión Documental es la implementación de normas técnicas y buenas prácticas orientadas a la correcta administración de la información generada en las áreas académicas y administrativas. Este proceso facilita el acceso rápido, la recuperación eficiente y la trazabilidad de la información.
Asimismo, incluye la valoración de los documentos para determinar su disposición final a lo largo de su ciclo de vida, minimizando la pérdida de información y optimizando su recuperación cuando sea necesario.
La documentación que produce el colaborador en ejercicio de sus funciones en la Universidad, hace parte del patrimonio documental institucional, lo cual cobra valor y determina la correcta toma de decisiones, además de ser evidencia de las actividades y procesos internos; dando cumplimiento en términos legales, académicos, administrativos, entre otros.
Recuperación de la información.
Evita pérdida de documentación institucional.
Facilidad de acceso, control y trazabilidad de la información.
Reducción y optimización de espacio de almacenamiento.
Conservación y preservación de la información.
La Coordinación de Gestión Documental es el área responsable de establecer los procedimientos documentales a ejecutar, con el fin de administrar y recuperar la memoria documental institucional.
Sin embargo, se debe generar una cultura archivística integral en todas las áreas académicas y administrativas de la Universidad.
Archivos de Gestión o Archivos de Oficina: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos previamente iniciados y no culminados.
Archivo central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión, una vez cumplido su trámite o culminado su uso, que siguen siendo vigentes y objeto de habitual consulta por las áreas administrativas y académicas.
Archivo histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo centra que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo Institucional, debe conservarse permanentemente, dado el valor probatorio que adquiere para la academia, la administración, la investigación, la ciencia y la cultura.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producido por la institución en ejercicio de sus funciones y tratados conforme a los principios, buenas prácticas documentales y procesos archivísticos.
Buenas prácticas documentales: Acciones conducentes a la correcta gestión, tratamiento y conservación de la documentación en cualquier soporte (físico o electrónico), con el objetivo de garantizar su consulta, acceso y preservación.
Ciclo de vida documental: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en las áreas y su conservación es temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
Comité de Archivo Institucional: cuerpo asesor y multidisciplinario designado por la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos, entre otros.
Estructura documental: Representación gráfica de los documentos manejados en los diferentes procesos y procedimientos de las áreas administrativas.
Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.
Gestión de documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una empresa desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.
Organización de documentos: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de la institución.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor objetivo, sustantivo, histórico o cultural.
Producción documental: Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
Productor documental: Toda área académica o administrativa que, en función de sus actividades estratégicas, misionales, de apoyo y control produce documentación asociada al proceso a cargo.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias Laborales, contratos laborales, contrato con proveedores, Actas órganos de gobierno, Informes de gestión institucional, estados financieros y contables, entre otros.
Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Transferencias documentales: Remisión de los documentos del archivo de gestión, al central y de este, al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.
Valor administrativo: Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una empresa.
Valor fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.
Valor jurídico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común.
Valor legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
Valor primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.
Valor secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
Valoración documental: Proceso técnico por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, según la normatividad asociadas a los documentos, frecuencia de consulta y la necesidad del productor documental. Lo anterior, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
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